Die neue E-Rechnungspflicht – Das sollten Sie wissen
Ende März 2024 wurde das Wachstumschancengesetz verabschiedet, das auch neue Regeln für die Rechnungsstellung mit sich bringt. Ab dem 1. Januar 2025 wird es für viele Unternehmen verpflichtend, elektronische Rechnungen zumindest empfangen zu können. Damit Sie gut vorbereitet sind, haben wir die wichtigsten Informationen für Sie zusammengefasst.
Was bedeutet die neue E-Rechnungspflicht?
Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind, ihre Rechnungen an andere Unternehmen grundsätzlich nur noch als elektronische Rechnung ausstellen. Diese E-Rechnungen müssen in ein bestimmtes Format aufweisen, das den Anforderungen der EU entspricht.
Welche Formate sind erlaubt?
Papierrechnungen oder Rechnungen im PDF-Format werden künftig nicht mehr als E-Rechnungen anerkannt. Es müssen Formate verwendet werden, die den europäischen Standards entsprechen, wie zum Beispiel die sogenannten X-Rechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1. Diese Formate ermöglichen es, dass alle relevanten Daten automatisch gelesen und verarbeitet werden können.
Wann tritt die E-Rechnungspflicht in Kraft?
Die neuen Regeln gelten ab dem 1. Januar 2025. Es gibt jedoch Übergangsfristen, in denen noch andere Formate verwendet werden können:
- 1.1.2025 bis 31.12.2026: Rechnungen dürfen weiterhin in Papierform oder in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt.
- 1.1.2026 bis 31.12.2027: Rechnungen können auch als EDI-Rechnungen (Electronic Data Interchange) ausgestellt werden, selbst wenn sie nicht alle Daten automatisch lesbar machen.
- 1.1.2027 bis 31.12.2027: Kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 800.000 EUR im Vorjahr dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate verwenden.
Warum sollten Sie sich jetzt vorbereiten?
Obwohl es Übergangsfristen für das Ausstellen von E-Rechnungen gibt, muss der Empfang von E-Rechnungen bereits ab dem 1. Januar 2025 in Ihrem Unternehmen möglich sein.
Diese Verpflichtung gilt auch für Vermieter von Wohn- und Gewerbeimmobilien.
Zudem muss laut den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form) sichergestellt sein, dass elektronisch empfangene Rechnungen auch elektronisch weiterverarbeitet werden. Daher wird der Einsatz einer passenden Softwarelösung für die Erstellung und Verarbeitung von Rechnungenbesonders wichtig, um die neuen Vorgaben zu erfüllen.
Was sollten Sie jetzt tun?
- Für einen besseren Überblick raten wir dazu, eine eigene E-Mail-Adresse für alle Eingangsrechnungen einzurichten (bspw. eingangsrechnungen@unternehmen.de), über die Sie zukünftig alle Rechnungen von den Lieferanten erhalten.
- Prüfen Sie Ihre bestehende Rechnungssoftware und deren Kompatibilität mit den neuen Anforderungen.
Tipp: Im DATEV-Marktplatz können Sie mit wenigen Klicks herausfinden, welche Softwarelösungen aktuell angeboten werden, die sowohl E-Rechnungen versenden bzw. empfangen können und darüber hinaus kompatibel mit unseren Rechnungswesen-Programmen sind. Dabei können Sie alle angebotenen Lösungen nach Funktion, Branche, uvm. filtern.
Sie erreichen den DATEV-Markpklatz unter folgendem Link:
https://www.datev.de/web/de/m/marktplatz/ - Kontaktieren Sie Ihren IT-Dienstleister, um sicherzustellen, dass Ihre bestehenden Systeme entsprechend angepasst werden.
- Berücksichtigen Sie mögliche Kosten für die Umstellung oder die Anschaffung neuer Softwarelösungen.
Gibt es auch Ausnahmen?
- Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen innerhalb Deutschlands.
- Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen und Fahrscheine sind ebenfalls von der Regelung ausgenommen.
Sollten Sie Fragen haben oder Unterstützung bei der Umstellung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.